إدارة الوقت
يمتلك كل فرد 24 ساعة في اليوم، ولكن نلاحظ أن بعض الأشخاص ينجزون عددًا أكبر من المهام مقارنةً بآخرين. تعود هذه القدرة إلى مهاراتهم في إدارة الوقت بشكل فعّال. تشير إدارة الوقت إلى الطرق التي يمكن من خلالها تقسيم الوقت بين مختلف المهام والأنشطة، بهدف تحقيق أكبر عدد ممكن من الإنجازات في وقت أقل. ويتطلب ذلك العمل بذكاء بدلاً من بذل جهد مفرط. إن إدارة الوقت الجيدة تساهم في تعزيز الإنتاجية وتخفيف الضغوط النفسية، كما تعزز فرصنا في بلوغ الأهداف الشخصية والمهنية التي نسعى لتحقيقها.
أدوات إدارة الوقت
تحليل باريتو
يُعرف تحليل باريتو، الذي ابتكره الاقتصادي الإيطالي فيلفريدو باريتو، بخاصيته التي تفيد بأن 20% من الجهود تؤدي إلى 80% من النتائج. يُساعد هذا التحليل الأفراد على تحديد أولويات المهام الأكثر تأثيرًا في حل المشكلات. يتم تنفيذ تحليل باريتو من خلال الخطوات التالية:
- إعداد قائمة بالمسائل التي تواجهها.
- محاولة التعرف على السبب الجذري لكل مشكلة.
- ترتيب المشكلات حسب الأولوية مع إعطاء كل منها رقمًا.
- تجميع المشكلات المتصلة بنفس السبب في مجموعة واحدة.
- إعادة ترتيب المشكلات بعد تنظيمها حسب السبب المشترك.
- اتخاذ خطوات لحل هذه المشكلات.
تقنية البومودورو
إحدى الطرق الشائعة لإدارة الوقت تُعرف بتقنية البومودورو، التي طورها الطالب فرانسيسكو سيريلو في نهاية الثمانينات. هذه التقنية تستند إلى استخدام مؤقت، حيث كان سيريلو يستخدم مؤقتًا للمطبخ بشكل طماطم أثناء دراسته. يمكن تطبيق هذه الطريقة من خلال النقاط التالية:
- إعداد قائمة بالمهام المراد إنجازها مع وجود مؤقت في متناول اليد.
- ضبط المؤقت على 25 دقيقة، مع التركيز على إنجاز مهمة واحدة خلال هذه الفترة.
- عند انتهاء الوقت، يتم تسجيل ما تم إنجازه، وتُعد هذه الجلسة الأولى.
- أخذ استراحة لمدة 5 دقائق.
- تكرار الجلسة مرة أخرى مع المؤقت.
- بعد إتمام 4 جلسات، يمكن أخذ استراحة أطول تصل إلى 15-30 دقيقة.
مصفوفة آيزنهاور
تُعتبر مصفوفة آيزنهاور، المعروفة أيضًا بمصفوفة المهم والعاجل، تقنية فعّالة في إدارة الوقت اكتُشفت بواسطة دوايت آيزنهاور، الرئيس السابق للولايات المتحدة. تعتمد هذه التقنية على تقسيم المهام ضمن جدول يحتوي على 4 خانات. حيث يُكتب في الجزء العمودي “عاجل” و”غير عاجل”، وفي الصفوف “مهم” و”غير مهم”. يمكن تقسيم المهام حسب الخطط بسهولة، حيث يجب التعامل مع المهمات العاجلة والمهمة فورًا. أما المهام غير العاجلة، فيمكن تأجيلها مع تحديد وقت لإنجازها. تُعتبر المهام العاجلة ولكن غير المهمة أقل أولوية، في حين أن المهام غير العاجلة وغير المهمة يمكن إلغاؤها أو تأجيلها إلى أوقات الفراغ.