إن أسلوب الكتابة وتنظيم المحتوى يشكلان أساساً مهماً في جميع أنواع المراسلات الرسمية. وفي عالم المعاملات الرسمية التي تتطلب كتابة رسائل باللغة العربية، سوف نتعرف معاً على الخطوات الأساسية للقيام بذلك عبر موقعنا.
كيفية كتابة رسالة رسمية في 7 خطوات
عند الحاجة لإرسال رسالة رسمية إلكترونية، فإن من الضروري تنسيق الرسالة بشكل ملائم. يجب أن تحتوي الرسائل الرسمية على ألفاظ مهنية وواضحة، مما يجعلها مفهومة جيدًا من قبل المتلقي. إليك الخطوات التي تساعد في ذلك:
التأكد من استخدام بريد إلكتروني رسمي
من المهم استخدام عنوان بريد إلكتروني يتسم بالجدية ويعكس ارتباطك بمؤسستك. تأكد من أن البريد الإلكتروني يحتوي على تفاصيل مهنية تضمن ثقة المتلقي، خاصة إذا كان شخصاً لا يعرفك.
كتابة موضوع الرسالة بشكل مختصر
ينبغي أن تكون سطور الموضوع موجزة وواضحة لتعكس الطابع الاحترافي. على سبيل المثال، إذا كنت ترغب في طلب زيادة في راتبك من مديرك، يمكنك كتابة “طلب زيادة في الراتب”.
استخدام تحية رسمية
يجب أن تبدأ رسالتك بتحية رسمية، مع مراعاة ذكر لقب واسم العائلة للمتلقي. يمكن استخدام عبارات مثل “تحية طيبة وبعد”، “إلى من يهمه الأمر”، أو “عزيزي/عزيزتي”.
مقدمة عن نفسك
من الضروري أن تعرض نفسك في الجملة الأولى من الرسالة، متضمنًا اسمك وعلاقتك بالشخص الموجه إليه الرسالة. على سبيل المثال، قد يرغب الأستاذ الجامعي في معرفة إذا كان الطالب هو من يتواصل معه أو إذا كان أحد أعضاء الهيئة التدريسية.
عرض موضوع الرسالة
ينبغي أن تتضمن الفقرة التالية تفاصيل سبب كتابة الرسالة. قدم معلومات إضافية توضح الهدف من رسالتك، مثل المواعيد النهائية أو التفاصيل الإدارية ذات الصلة.
إنهاء الرسالة بتعبير عن الامتنان
في الفقرة الختامية، يمكنك الطلب بترتيب لقاء شخصي أو شكر المتلقي على قراءته رسالتك. استخدم عبارات مثل “تفضل بقبول فائق الاحترام والتقدير” أو “أشكركم على دعمكم المستمر”.
مراجعة الرسالة قبل الإرسال
احرص على تدقيق الرسالة والتحقق من كافة التفاصيل قبل الضغط على زر الإرسال. انتبه لأي أخطاء لغوية أو نحوية قد تكون موجودة.
نموذج رسالة رسمية باللغة العربية لطلب وظيفة
إليك نموذج يُظهر كيفية إرسال رسالة رسمية لطلب وظيفة:
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
تحية طيبة وبعد،
إلى السيد الأستاذ المحترم/ …..
أود إعلامكم بأنني أتمتع بجميع المؤهلات والخبرات العملية التي تؤهلني لشغل وظيفة (…) في شركتكم، وذلك بعد أن قمت بمراجعة الشروط الوظيفية ووجدت أنني مناسب تمامًا لهذا المنصب. أود أن أبلغكم بأنني خريج من كلية (….) بجامعة (….)، وقد عملت سابقاً في شركة (….) حيث اكتسبت خبرة واسعة في هذا المجال مما يجعلني قادراً على العمل دون الحاجة لتدريب إضافي. أكون ممتناً إذا أُتيحت لي الفرصة للقاء سيادتكم لتقديم مهاراتي بشكل أفضل.
مع خالص الشكر والتقدير.
اسم المرسل/ …..
عنوان السكن/ …..
رقم الهاتف/ …..
البريد الإلكتروني/…..
نماذج رسائل رسمية بالصور
نقوم فيما يلي بعرض نماذج كتابة الرسائل الرسمية لطلب توظيف، ومنها:
- نموذج طلب التوظيف.
- نموذج الطلب الخطي للمسابقة.
بهذا نكون قد تناولنا كيف نكتب رسالة رسمية باللغة العربية في 7 خطوات، موضحين التفاصيل اللازمة لصياغة الرسالة مع تقديم بعض النماذج لإرسالها بأسلوب محترف.