يتردد تساؤل الكثير من الأفراد حول كيفية صياغة طلب رسمي باللغة العربية، حيث يحتاج العديد من الموظفين في مختلف المؤسسات سواء كانت عامة أو خاصة إلى كتابة طلبات رسمية لعدة أغراض، مثل طلب إجازة أو طلب التقدم لوظيفة. في هذا المقال، سنستعرض كيفية كتابة طلب رسمي باللغة العربية.
خطوات كتابة طلب رسمي باللغة العربية
يتطلب كتابة طلب رسمي اتباع سلسلة من الخطوات المهمة، والتي سنوضحها في النقاط التالية:
- التحضير والتخطيط.
- التحية والتعريف.
- وصف الموضوع.
- تقديم المعلومات والملاحظات.
- اختتام الرسالة بشكل رسمي.
- التأكد من الصياغة والإملاء.
أولاً: التحضير والتخطيط
تُعد خطوة التحضير والتخطيط من الركائز الأساسية التي قد يغفلها البعض. من خلال هذه المرحلة، يمكن تحديد ما سيتم كتابته في الطلب، مما يزيد من جودة الطلب الرسمي ويجعله خاليًا من الأخطاء. يجب أن يتم إعداد النص بحيث يكون فعّالًا، مع مراعاة تحديد الهدف الرئيس للطلب، حيث قد تكون هناك أهداف متعددة.
من الأمور التي ينبغي الانتباه إليها أثناء التحضير، معرفة الشخص الذي سيتلقى الطلب، وكذلك الموضوع الذي سيتم طرحه، لتجنب أي لبس. كما يمكن تسلسل الأفكار بشكل منطقي لتوضيح المحتوى.
ثانيًا: ابدأ بالتحية والتعريف
بعد الانتهاء من التحضير، يجب بدء الطلب بتحية رسمية مع تقديم تعريف مختصر عن الذات. ينبغي أن تكون التحية رسمية، مثل: “السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، أنا (اذكر الاسم والوظيفة واسم المؤسسة) وأود مناقشة (موضوع الطلب)”.
ثالثًا: وصف الموضوع
تأتي الخطوة التالية التي تتمثل في وصف الموضوع المراد طرحه بشكل واضح وموجز. على سبيل المثال، يمكن ان تقول “أرغب في مناقشة (موضوع الطلب)”. يجب أن يكون الوصف مباشرًا وشاملاً، حيث يسهم ذلك في تسهيل فهم الطلب من قبل المستلم.
ينبغي أن يكون الموضوع ضمن نطاق اختصاص المستلم. لذا، كما ذُكر سابقًا، يتطلب الأمر التحضير الجيد قبل صياغة الطلب لضمان أن يكون له تأثير فعّال.
رابعًا: تقديم المعلومات والملاحظات
بعد تحديد موضوع الطلب، يتوجب تقديم المعلومات والملاحظات ذات الصلة به. ينبغي أن تكون الكتابة واضحة وموجزة، والابتعاد عن استخدام جمل طويلة أو عدم تنسيق الفقرات. من الأفضل استخدام فقرات قصيرة تُسهل قراءة الطلب وتحافظ على طابعه الرسمي، مما يساعد المستلم في فهم الموضوع بوضوح. من الضروري التمسك بمحتوى الطلب وتجنب الانحراف عنه حتى لا يؤدي ذلك إلى تشتت انتباه المستلم.
خامسًا: اختتام الرسالة بشكل رسمي
بعد توفير المعلومات، يجب الحفاظ على الطابع الرسمي عند اختتام الرسالة. يُستحسن استخدام عبارات رسمية مثل “أشكركم جزيل الشكر على الوقت الذي خصصتموه لقراءة الطلب” و“مع أطيب التحيات”.
سادسًا: التأكد من الصياغة والإملاء
تعد مراجعة الصياغة والتأكد من خلو النص من الأخطاء الإملائية من الخطوات الجوهرية في كتابة أي طلب رسمي. يجب أن يكون الطلب خاليًا من الأخطاء الإملائية لكي يبدو احترافيًا. يمكن استخدام أدوات التدقيق الإملائي المتاحة على الإنترنت أو الاستعانة بشخص متمكن في اللغة العربية.
يعتبر كتابة الطلب الرسمي من المهام الأساسية التي قد يحتاجها الأفراد في حياتهم اليومية، لذا يجب الالتزام بكافة الخطوات والتأكد من صياغة النص بشكل دقيق حتى يبدو رسميًا واحترافيًا.