إدارة شؤون الموظفين
يُعتبر الاهتمام بشؤون الموظفين من المسؤوليات الأساسية لمدير المكتب، حيث تشمل العديد من الجوانب مثل: حل النزاعات بين الموظفين، إدارة ملفاتهم الشخصية، متابعة حضورهم وغيابهم، إجراء تقييمات دورية، اختيار الموظفين الجدد وإعطائهم التوجيه الملائم، بالإضافة إلى إعداد المستندات الرسمية المتعلقة بالتعيينات وعمليات الفصل، وتطوير برامج تدريبية ملائمة لهم.
الإشراف
يعتبر الإشراف من المهام الحيوية التي يقوم بها مدير المكتب. فقد يضطر هذا الأخير في الشركات والمؤسسات الصغيرة إلى القيام بجميع المهام بنفسه، بينما يتركز دور المدير في المؤسسات الكبرى على الإشراف على أداء الفريق وإدارة كافة الأنشطة الإدارية، مثل تنظيم المعلومات، والإشراف على الموظفين، ومراقبة جودة المعدات المكتبية والمحافظة عليها، بالإضافة إلى التأكد من فعالية سير العمل.
إدارة الجوانب المالية
تتعزز مهام مدير المكتب أيضًا بإدارة الجوانب المالية في المنشآت، حيث يقوم بمتابعة تسجيل النفقات وإعداد التقارير المتعلقة بها، والحفاظ على ميزانية المكتب ضمن المستويات المعقولة، بالإضافة إلى إعداد التقارير المالية الشهرية ومتابعة الحسابات المتأخرة وتسويتها، وإدارة كشوفات الرواتب، ورصد ساعات العمل الرسمية والإضافية، فضلاً عن التعامل مع إجازات الموظفين المرضية والوقوف على توقيع شيكات رواتبهم.
مهام إضافية لمدير المكتب
تتعدد المهام والوظائف الأخرى التي يضطلع بها مدير المكتب، وتتمثل في:
- تنظيم الاجتماعات مع الموظفين.
- إدارة قواعد البيانات.
- تنسيق المؤتمرات والفعاليات.
- طلب القرطاسية والأثاث المكتبي.
- الإشراف على العمال والموظفين.
- التواصل مع الموظفين والموردين والعملاء.
- تفويض المهام وتوزيعها على الموظفين الجدد.
- الإشراف على الصحة والسلامة العامة بالعمل.
- التواصل مع الإدارة العليا وحضور اجتماعاتها.
- تحضير حجوزات النقل والإقامة.
- إدارة المراسلات والشكاوى والاستفسارات.
- استخدام برامج الحاسوب مثل البريد الإلكتروني وجداول البيانات.
- إجراء الإصلاحات اللازمة في المكتب.
- تنفيذ اختبارات دورية للمعدات والأجهزة الكهربائية الموجودة في المكتب.
- إعداد العروض التقديمية والمقترحات.
- إدارة حسابات الشركة على منصات التواصل الاجتماعي.